20 Dic ¿Qué es un workflow?

Lo que en castellano viene a denominarse como flujo de trabajo es un concepto muy extendido dentro de los procesos de negocios. En el workflow es la automatización de las tareas de una empresa, de tal manera que todo queda incluido dentro de un orden y jerarquía preestablecidos. Vamos a conocer un poco más acerca de esta gestión automatizada de los procesos de negocio.

El workflow dentro del contexto de los sistemas TI

Este sistema de trabajo consiste en conectar a los empleados de una empresa con todos los procesos de negocio relacionados con ella. Todo esto se realiza bajo un entorno tecnológico relacionado con la tecnología de la información.

Organización y tecnología son las claves de este flujo de trabajo esencial, hoy en día, dentro de las compañías modernas. Gracias al workflow los procesos se informatizan volviéndose automáticos, racionalizados, organizados y mucho más accesibles a todos los departamentos empresariales.

Dentro de un sistema workflow existen una serie de normas y reglas que han de ser cumplidas por todos los trabajadores. El orden y ejecución de cada tarea están previamente preestablecidos. Romper con dicho sistema de trabajo significa alterar el flujo dentro del funcionamiento del propio negocio. Algo que podría ser realmente caótico.

Tipos de workflow

Dentro de los sistemas de flujo de trabajo se puede establecer una categorización que nos dejaría tres tipos de workflow:

• Workflow Ad Hoc: aquí las reglas y normas del sistema pueden ser creadas y modificadas durante el proceso de trabajo.
• Workflow de producción: en este caso, la dirección del flujo de trabajo es más o menos fija y corresponde a acciones dentro de la empresa preestablecidas y conocidas por todos.
• Workflow administrativo: este es un flujo de trabajo que se encuentra en medio del workflow ad hoc y el de producción. ¿Por qué? Esto es debido a que engloba actividades sin estructura definida, previsibles, repetitivas y basadas en reglas de ejecución bastante sencillas.

Objetivos del workflow

Esta automatización informática y esta organización han sido desarrolladas en base al cumplimiento de una serie de objetivos, tales como:

1. Mejorar las comunicaciones dentro de la empresa haciéndolas más sencillas, más ágiles y mucho más seguras.
2. La creación corporativa de trabajos se ve considerablemente optimizada.
3. Realizar una división del trabajo más clara y comprensible por parte de todos los departamentos de la empresa. Así se consigue la realización de tareas mucho más efectivas.
4. Ahorrar tiempo y mejorar la productividad del negocio.
5. Mejorar la atención y servicio al cliente.
6. Integrar la totalidad de los procesos empresariales.
7. Optimizar la circulación de la información.
8. Mejorar el proceso interno de toma de decisiones.
9. Lograr un sentimiento de pertenencia al grupo. Los empleados de una empresa se sienten gracias al workflow mucho más reconocidos y valorados.

BPM vs. Workflow

El desarrollo de nuevas tecnologías informáticas ha traído consigo la creación de software empresariales que permiten la realización de un flujo de trabajo automatizado. A día de hoy, se pueden encontrar numerosas herramientas de gran utilidad para la aplicación de un workflow efectivo.

Sin embargo ¿es lo mismo un BPM que un workflow?

Aunque puedan ser confundidos por sus numerosas similitudes, no podemos decir que un BPM sea lo mismo que un sistema de trabajo workflow. El punto clave de su diferencia radica en la utilización de las tecnologías de la información para la consecución de los objetivos empresariales.

El BPM se puede explicar como una nueva clase de software empresarial que permite a las moldear, implementar y aplicar conjuntos de actividades interrelacionadas, ya sea dentro de un departamento o permeando la entidad en su conjunto, con extensiones para incluir a los clientes, proveedores y otros agentes como participantes en las tareas de los procesos.

Ambos procesos son muy similares, pero su uso puede ser realmente bastante distinto. Por lo general, el BPM tiene un grado de actuación mucho más amplio que el workflow y permite, además mucha más flexibilidad en la ejecución de los procesos de negocio.

Conclusión

Para que una empresa innovadora y actualizada pueda trabajar con éxito es necesario que establezca un sistema de flujo de trabajo. Este workflow le permitirá mejorar la producción corrigiendo los errores desde dentro y antes de que se produzcan, gracias a una mejor comunicación tanto externa como interna.